Seit 1. Juni 2026 nutzt die Ombudsstelle für Studierende ein neu eingerichtetes Datenverarbeitungssystem. Die Umstellung auf OmbuDesk ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von Anliegen, vereinfacht Auswertungen und automatisiert einzelne Arbeitsschritte.
Im Zuge der Umstellung wurden alle noch offenen Anliegen aus dem bisherigen System in das neue Datenverarbeitungssystem migriert. Bereits abgeschlossene Anliegen wurden für die Erstellung des diesjährigen Tätigkeitsberichts ausgewertet.
Die Ombudsstelle für Studierende ist gemäß § 31 Abs. 6 Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz berechtigt, Daten und Informationen bis zu 30 Jahre aufzubewahren. Ungeachtet dieser gesetzlichen Möglichkeit löscht die Ombudsstelle gemäß ihrem internen Löschkonzept personenbezogene Daten grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss eines Anliegens. Nach Ablauf dieser Frist werden lediglich grundlegende Angaben zu den Anliegen (etwa das Thema, die betroffene Institution und der Grund für die Beendigung) aufbewahrt.
Mit der Einstellung des bisherigen Datenverarbeitungssystems Ende September 2026 werden alle dort noch gespeicherten Daten gelöscht. Grundlegende Statistiken bleiben in den bereits veröffentlichten Tätigkeitsberichten weiterhin abrufbar.
Für alle seit dem 1. Juni 2026 im neuen Datenverarbeitungssystem angelegten Anliegen gilt das Löschkonzept weiterhin: Personenbezogene Daten werden drei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Anliegens gelöscht.
